不懂就学|电子发票报销原件存档，三大原件格式怎样准确选择？

财务部管帐司迩来公布了《电子凭据管帐数据标准——增值税电子发票（试行版）》（含增值税电子平凡发票和增值税电子自用发票）、《电子凭据管帐数据标准——全盘数字化的电子发票（试行版）》等一系列文件，此中明白划定了最新数电发票（也称“全电发票”）的原件存档格式：

加之依照《财务部国度档案局关于标准电子管帐凭据报销入账归档的关照》（财会〔2020〕6号）的干系划定：

增值税电子发票在报销的时分，必必要保存能准确、完备好效吸收和读取电子发票的元数据的电子发票原件。而现在可以从开票体系的内里开具的电子发票原件格式有OFD和PDF两种格式，加上数电发票的XML格式。

毕竟该怎样区分哪种格式的文件才是正轨的发票原件呢？

在弄清这个成绩之前，我们先要弄清晰两个知识点：

1、每张电子发票约莫有多种电子文件展现，但是电子原件格式仅有一种；

2、将电子发票原件经过截图、扫描等利用天生的电子发票图片以及将图片重新转换成pdf等原件格式的文件也不是原件。

弄清晰这两个成绩之后，我们再来看一张发票的原件应该是什么格式？

起首数电发票，在开票体系中，数电发票寻常可以下载三种格式的文件：XML、PDF、OFD，此中PDF或OFD格式的文件主要用于预览展现和打印报销用，XML则纪录的发票的全部元数据。

依照文件要求，假如是打印报销，那就必要同时下载XML格式文件，和PDF（大概OFD文件），一个用来存档，一个用来打印。

假如单位接纳电子报销单来完成线上填单线下报销时，在填写单子时，可以直接上传XML格式的文件，便利财务存档，同时据小编了解，电子报销单即将推出XML主动打印版式文件形式，上线之后，不必要再单独下载pdf大概OFD格式文件，只必要下载XML并上传到电子报销单，就可以在填写完成之后一键打印报销单 发票文件。

重点来了

增值税电子平凡发票和增值税电子自用发票，现在从不同的开票体系会存在两种不同的发票原件格式：PDF大概OFD格式。

并且在OFD版式发票的下载页面，寻常也提供有【PDF预览版】下载。这种情况下需注意的时OFD版式文件才是切合要求的原件格式，而PDF预览版主要是照顾早前不少用户无法直接查察OFD文件，便利查察和打印报销天生的一个预览格式。

那怎样区分电子发票的电子文件应该是什么格式，以及对否是标准原件？

主要有三种办法：

第一：看章

假如您拿到的电子发票文件右下角没有发票自用章，那么这张发票的原件就应该是OFD格式，不然就应该是PDF格式。

第二：看发票的内容

发票要文列表中第一列的列明不同：如下图体现，假如体现的是【项目称呼】，则发票原件应该是OFD，不然就是PDF。

第三：点击查察电子签章来验证看拿到的发票原件对否是真的原件

PDF发票原件，点击右下角么发票自用章，可以看到电子签章校验情况；假如是OFD发票，则右键点击发票顶部的监制，可以选择查验发票的签章信息。

除此之外，另有其他如区块链发票、财务电子单子等，寻常都是pdf格式的原件。

电子报销单可以主动识别发票原件的信息，快速协助财求完成电子发票的查重（避免发票反复报销）验真和归档电子发票原件。完成线上填单、发票办理，线下审批付出的中小企业常规报销形式。